文书档案收集整理一般流程
青田县档案局 2014年3月7日
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1、收集 |
收集范围是发文加收文。
发文包括本单位领导正式签发的所有红头文件，还包括党政会议记录、年度总结、重要会议资料、干部介绍信等其他重要材料。
收文主要是和本单位直接相关、需贯彻执行的文件，来源主要是上级、同级和下级单位的来文，与本单位无关的普发性文件不需收集。
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2、鉴定 |
鉴定主要是判断文件是否应归档和文件的保管期限。本单位发文全部归档，和本单位直接相关、需贯彻执行的收文需要归档。保管期限依据文件的重要程度划分为永久、30年、10年的不同保管期限。
具体划分方法参照国家档案局2006年发布的《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》。
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3、排列 |
不同保管期限的分别排列。同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。
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4、编目 |
根据本单位文件材料分类、排列的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用电脑打印。
具体见附件：归档文件目录式样
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5、盖章 |
盖归档章应盖在每件文件首页上方的空白处，用红色印泥盖，不能使用其它颜色。归档章可以去档案局购买。
“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号，未给的暂不填写。
“年度”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。 “室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。如下图：
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6、编号 |
件号编制办法，在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号。如永久1—88,30年1—180,10年1—290等。
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7、装订 |
装订要按件装订，正文在前，定稿在后；批复在前，请示在后。方法一是缝纫机线装，可统一装订文件的左上角。二是不锈钢夹装订法，即采用专门的订书机和不锈钢夹进行装订。
对太薄或过厚文件的处理：太薄的可以使用包角或者使用少许胶水逐页粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照“三孔一线法”进行装订。
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8、装盒 |
按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张归档文件备考表，写明整理人及整理时间。
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附：归档文件目录式样
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件号 |
责任者 |
文号 |
题名 |
日期 |
页数 |
备注 |
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1 |
青田县档案局 |
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2013年领导班子会议记录 |
2013
1231 |
60 |
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2 |
青田县档案局 |
青档发[2013]1号 |
2012年度工作总结 |
2013
0212 |
7 |
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（不明之处，可以咨询县档案局业务股，联系电话6026657）
